SOLUCIONES Y ASESORÍAS ADMINISTRATIVAS S.A.S

QUIENES SOMOS

Somos una empresa estructurada a partir de lineamientos administrativos y direccionamiento estratégico; innovando en sistemas y procesos de calidad para la prestación de servicios tangibles e intangibles en el marco de la normatividad vigente (Ley 594/2000)

VISIÓN

Soluciones y Asesorías Administrativas S.A.S, para el año 2018 se posicionará como la empresa líder en Gestión Documental, en lo Local, en lo Departamental y en lo Nacional.

MISIÓN

Indagar, implementar, verificar e inspeccionar los procesos de gestión documental al interior de las empresas públicas de nivel central y territorial.

VALORES CORPORATIVOS

·                    Competitividad: Optimizaremos los recursos físicos y de Talento Humano para mejorar la Gestión Documental.

·                    Innovación: Aplicando la normatividad vigente con nuevos estándares de calidad.

·                    Reserva y Salvaguarda: Garantizar la seguridad de la información proporcionada de la empresa.

·                    Digitalización: Implementación de un Software certificado que indexe, ordene y codifique la información.

·                    Conservar y Proteger: Garantizar el almacenamiento de los documentos según el acuerdo 049 de 2002.

POLITICA DE CALIDAD

Acataremos la Ley n594 de 2000en concordancia con sus Decretos reglamentarios, circulares, Resoluciones del Archivo General y Directrices de estandarización de procesos y procedimientos en Gestión Documental.

OBJETIVO GENERAL

Ofrecer servicios tangibles e intangibles, permitiendo la clasificación, ordenación y descripción de los documentos en intervención de archivos.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

·                    Aplicar las Tablas de Retención Documental - TRD.

·                    Elaborar el Inventario Documental de forma continua.

·                    Acatar loa política Archivística Institucional.

·                    Aplicar las Tablas de Valoración Documental.

 DICCIONARIO

GESTIÓN DOCUMENTAL

ACCESO A LOS ARCHIVOS.  Derecho de los ciudadanos a consultar la información que conservan los archivos públicos, en los términos consagrados por la Ley. 

ACCESO A LOS DOCUMENTOS ORIGINALES.  Disponibilidad de los documentos de archivo mediante los instrumentos de consulta de la información. 

ACERVO DOCUMENTAL. Conjunto de los documentos de un archivo (Véase además: FONDO). 

ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS. Operaciones administrativas y técnicas relacionadas con la planeación, dirección, organización, control, evaluación, conservación, preservación y servicios de todos los archivos de una institución. 

ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS. Depósito de los documentos en estantería, cajas, archivadores, legajos, etc., para su conservación física y con el fin de ser extraídos posteriormente para su utilización. 

ARCHIVERO. Un archivero o archivista es una persona con titulación superior o media dedicada a la organización y mantenimiento de un archivo en cualquier ente, ya sea público o privado 

ARCHIVISTICA. Es la ciencia basada en la formación, adecuación, ordenación, y funcionalidad de toda clase de archivos con el fin de agrupar y clasificar la información de una empresa o persona. "Técnica de conservación y catalogación de archivos

ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio o información par la persona o institución que produce, para los cuidados, o para fuente de historia. 

ARCHIVO ADJUNTO Conjunto de documentos o archivos adheridos a un mensaje enviado o recibido por correo electrónico  

ARCHIVO CENTRAL. Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o trasladados por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, una vez finalizado su trámite, que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en general. 

ARCHIVOS CENTRALES.  En los que se agrupan documentos que por disposición de la Tabla de Retención Documental son transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y es objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general. 

ARCHIVO CONTAMINADO. Son los documentos que no se encuentran debidamente resguardados y presentan contaminación producidas por la orina y bacterias de las plagas.

ARCHIVOS DE GESTIÓN. Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados.  

ARCHIVO DEL ORDEN NACIONAL.  Integrado por los fondos documentales procedentes de los organismos del orden nacional y aquellos que recibe en custodia. 

ARCHIVO ELECTRÓNICO Es el conjunto de documentos electrónicos, producidos y tratados archivísticamente, siguiendo la estructura orgánico-funcional del productor, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión. 

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN.  Desde el punto de vista institucional y de acuerdo con la categoría de archivos oficiales, es el establecimiento público encargado de formular, orientar y controlar la Política Archivística a nivel nacional. Es el organismo de dirección y coordinación del Sistema Nacional de Archivos. 

ARCHIVOS HISTÓRICOS Son aquellos que se transfieren desde el archivo central, que requieren conservación permanente, dado que cobran especial valor para la investigación la ciencia y la cultura que por decisión del correspondiente comité de archivo y valoración de los grupos generadores o por la finalidad misional de la empresa, deben conservarse permanentemente. 

ARCHIVO HISTÓRICO ESPECIAL.  Es el constituido por fondos documentales referidos a épocas, lugares o personas determinadas de la historia regional y nacional; entre otros se puede mencionar. Archivo Histórico de Antioquia, Archivo Regional de Boyacá, Archivo Central del Cauca, Archivo Histórico de Cartagena de Indias y Archivo Histórico del Magdalena Grande.

ARCHIVO PRIVADO DE INTERÉS PÚBLICO.  Aquel que por su valor para la historia, la investigación, la ciencia y la cultura es de interés público y es declarado como tal. 

ARCHIVO PÚBLICO. Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se deriven de la prestación de un servicio público por entidades privadas, así como los archivos privados, declarados de interés público. 

ARCHIVO TOTAL. Hace referencia al ciclo vital de los documentos. Proceso integral de la formación del archivo en su ciclo vital, Producción o recepción, distribución, consulta, retención, almacenamiento, preservación y disposición final. 

ARCHIVISTA.  Persona especializada en el manejo de los archivos. 

ASISTENCIA TÉCNICA.  Prestación de servicios por personal especializado en diferentes áreas del quehacer archivístico. 

AUTENTICACION DE DOCUMENTOS.  Es la autorización o legalización de documentos por parte del funcionario competente para revestirlos de ciertas formas y solemnidades, según lo establecido por la Ley. 

AUTOMATIZACIÓN Es la aplicación de los medios tecnológicos a los procesos de almacenamiento y recuperación de la información documental  

BASE DE DATOS. Conjunto de datos almacenados sistemáticamente, pertenecientes a un mismo contexto.

CARPETA.  Cubierta con la que se resguardan los documentos para su conservación.  Sirven para archivar, recolectar y guardar diferentes documentos de una persona o de una empresa de manera ordenada. Esta carpeta debe estar marcada con un título o nombre; acompañado de su número de identificación o código, para ser más fácil su búsqueda.

CATALOGO.  Instrumento de consulta que describe los documentos seleccionados de uno o varios fondos, tomando en cuenta un criterio determinado.  

CERTIFICACIÓN DE DOCUMENTOS.  Documento que da fe de la presencia de determinados datos en los documentos de archivo.

CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS. Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente. 

CINTA MAGNÉTICA. Unidad de almacenamiento de información, basada en puntos magnetizados e impulsos hacia la CPU, con capacidad de 180 millones de bytes   

CLASIFICACIÓN.  Labor intelectual de disposición de cualquier elemento según un esquema, plan o marco preestablecido, puede ser: Clasificación de fondos en el interior de un depósito de archivo, Clasificación de piezas en el interior de un fondo, Clasificación de documentos individuales en el interior de una pieza. 

CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL.  Labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección) de acuerdo con la estructura orgánicofuncional de la entidad. La labor de clasificar documentos de archivo, está íntimamente ligada con el principio de procedencia.  

CÓDIGO.  Sistema de signos y combinaciones de signos, cada uno de los cuales representa ciertos datos previamente convenidos. 

COLECCIÓN DE ARCHIVO. Reunión artificial de documentos, formada por un individuo, familia o institución. 

COMITÉ ASESOR.  Grupo de especialistas y expertos en el campo de la archivística y disciplinas afines, que recomiendan sobre procedimientos y procesos tanto administrativos como técnicos. 

COMITÉ DE ARCHIVO.  Grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos. 

COMITÉ EVALUADOR DE DOCUMENTOS.  Órgano asesor del Archivo General de la Nación, encargado de estudiar los asuntos relacionados con el valor secundario de los documentos. 

COMITÉ EVALUADOR DE DOCUMENTOS DEL DEPARTAMENTO.  Órgano asesor del Consejo Departamental de Archivos, encargado de estudiar los asuntos relativos al valor secundario de los documentos. 

COMITÉ TÉCNICO.  Grupo de profesionales calificados que asesoran la normalización de terminología, instrumentos y procesos técnicos ARCHIVÍSTICOS. CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS.  Conjunto de medidas adoptadas para garantizar la integridad física de los documentos que alberga un archivo. 

CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS.  Conjunto de medidas tomadas para garantizar el buen estado de los documentos. Puede ser preventiva o de intervención directa. Métodos utilizados para asegurar la durabilidad física de los documentos, por medio de controles efectivos incluyendo los atmosféricos. 

CONSULTA DE DOCUMENTOS.  Derechos de los usuarios de la entidad productora de documentos y de los ciudadanos en general a consultar la información contenida en los documentos de archivo y a obtener copia de los mismos. 

COPIA.  Reproducción puntual de otro documento. 

COPIA AUTENTICADA.  Es la reproducción de un documento, refrendada por el funcionario competente para revestirlo de ciertas formas y solemnidades según lo establecido por la Ley y que le confieren la fuerza jurídica del original.  

CORREO ELECTRÓNICO Es una forma de intercambio de información en la que uno o más usuarios reciben o envían mensajes de un computador a otro vía Internet. 

CUADERNO.  Conjunto de documentos cosidos en forma de libro. 

CUSTODIA DE DOCUMENTOS.  Responsabilidad jurídica que implica por parte de la institución archivística la adecuada conservación y administración de los fondos, cualquiera que sea la titularidad de los mismos.

DEPURAR. Retiro de duplicados idénticos, folios en blanco, material metálico y demás materiales extraños y ajenos, tales como documentos de apoyo en los archivos de gestión o de oficina. Este proceso se realiza igualmente en los fondos acumulados.

DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL.  Es el proceso de análisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones, materializado en representaciones que permitan la identificación, localización y recuperación de la información para la gestión o la investigación. 

CD-ROM Disco compacto de solo lectura y archivos únicos de texto    

DEPURACIÓN.  Operación por la cual se separan los documentos que tienen valor permanente de los que no lo tienen. 

DEPOSITO DE ARCHIVO.  Espacio destinado a la conservación de los documentos en una institución archivística. 

DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL.  Es el proceso de análisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones, materializado en representaciones que permitan su identificación, localización y recuperación de su información para la gestión o la investigación. 

DESCRIPTOR.  Término al cual se asigna un significado específico y que se utiliza como elemento de entrada para la búsqueda sistemática de la información.

DIGITALIZACIÓN Sistema mediante el cual se transforma una imagen analógica o real en una imagen digital, utilizando convertidores análogos digitales.  

DISQUETE Unidad flexible de almacenamiento de información, es un medio magnético cuyo uso es recomendable para el transporte de los datos, mas que como medio de almacenamiento 

DISCO DURO Memoria auxiliar y unidad de almacenamiento principal, ofrece mayor confiabilidad para el almacenamiento de información 

DIPLOMÁTICA.  Reglas para conocer y distinguir documentos solemnes y auténticos. 

DISCO ÓPTICO Soporte de almacenamiento de gran cantidad de información con una rápida recuperación. En un computador se digitalizan imágenes completas en un scanner, mediante fuentes de luz, para almacenarlas sobre un disco cuya superficie es perforada por rayos láser. 

DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS.  Selección de los documentos en cualquiera de sus tres fases, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación. 

DISTRIBUCIÓN. Distribución es la acción y efecto de distribuir (dividir algo entre varias personas, dar a algo el destino conveniente, entregar una mercancía). El término, que procede del latín distributivo, es muy habitual en el comercio para nombrar al reparto de productos

DOCUMENTO.  Es el testimonio de la actividad del hombre registrado de forma perdurable en cualquier tipo de soporte físico. 

DOCUMENTO DE ARCHIVO.  Registro de información producida o recibida por una persona o entidad en razón de sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal o legal o valor científico, económico, histórico o cultural y debe ser objeto de conservación. 

DOCUMENTO ACTIVO.  Es aquel utilizado habitualmente con fines administrativos. 

DOCUMENTO ELECTRÓNICO DE ARCHIVO Es el registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital;  es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos. 

DOCUMENTO ESENCIAL (Documento Vital).  Es aquel necesario para el funcionamiento de un organismo y que por su contenido informativo y testimonial garantiza el conocimiento de las funciones y actividades del mismo aún después de su desaparición, por lo tanto, posibilita la reconstrucción de la historia institucional. 

DOCUMENTO HISTÓRICO.  Documento único que por su significado jurídico, autográfico o por sus rasgos externos y su valor permanente para la dirección del Estado, la Soberanía Nacional, las relaciones internacionales, las actividades científicas, tecnológicas y culturales, se convierte en parte del patrimonio histórico y especialmente valioso para el país. 

DOCUMENTO INACTIVO.  Aquel que ha dejado de emplearse con fines administrativos y legales. 

DOCUMENTO OFICIAL. El que produce, posee o maneja una entidad estatal. 

DOCUMENTO PRIVADO. El perteneciente a personas naturales y jurídicas, entidades, instituciones y organizaciones que no tienen carácter oficial.  

DOCUMENTO SEMIACTIVO.  Es aquel cuyo uso administrativo y legal es ocasional. 

DUPLICADO.  Segundo ejemplar o repetido del mismo tenor literal que el primero. Puede ser simple o autenticado. 

ELIMINACIÓN.  Es la destrucción de los documentos que han perdido su valor administrativo, jurídico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor histórico o que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnología. 

ENCUADERNACIÓN.  Cubierta para proteger documentos cosidos o pegados, en forma de libro. 

ESTANTE.  Mueble con anaqueles y entrepaños para colocar documentos en sus respectivas unidades de conservación. 

EVIDENCIA. La evidencia en sentido archivista, puede definirse como la capacidad de los documentos para proporcionar una idea clara sobre los procesos, actividades y hechos que llevaron a su creación a afectos administrativos, legales o históricos. 

EXPEDIENTE.  Conjunto de documentos relacionados con un asunto, que constituyen una unidad archivística. Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una oficina productora en la resolución de un mismo asunto.

FACSIMIL.  Reproducción idéntica de un documento, logrado a través de un medio mecánico, fotográfico o electrónico. 

FECHAS DE ACUMULACIÓN.  Fechas intermedias encontradas en un expediente. 

FECHAS EXTREMAS.  Se refiere a la fecha más antigua y a la más reciente que pueden encontrarse en un expediente o en cualquier unidad documental. 

FOLIACION. Es el acto de enumerar las hojas en un orden consecutivo desde 1 hasta infinito, a todos los folios, las series que constituyen agrupaciones documentales que no deben ni pueden ser separadas.

FOLIO.  Hoja de libro, de cuaderno o de expediente, al que corresponden dos páginas. Número que indica el orden consecutivo de las páginas de un libro, folleto, revista. 

FOLIO RECTO. Primera cara de un folio, cuya numeración se aplica solamente a ésta. 

FOLIO VERSO. (Véase Folio Vuelto). 

FOLIO VUELTO.  Segunda cara de un folio y a la cual no se le escribe numeración. 

FONDO.  Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservación institucional formada por el mismo archivo, una institución o persona. 

FONDOS ACUMULADOS. Los fondos acumulados son documentos reunidos por una entidad en el transcurso de su vida institucional sin un criterio archivístico determinado de organización y de conservación. Los fondos acumulados son producto de la carencia de política archivística del Estado, del desgreño administrativo y de los cambios constantes de la administración; estos últimos se reflejan en la liquidación, fusión y privatización de entidades así como también en las reestructuraciones que suprimen o adicionan funciones al interior de una entidad. Esto conlleva a que la institución concentre en sus depósitos documentación producida por la o las entidades que la precedieron o de las cuales ha asumido algunas funciones.

FONDO DOCUMENTAL Es la totalidad de la documentación producida y recibida por una institución o persona en el desarrollo de sus funciones o actividades.  

FUENTE PRIMARIA DE INFORMACIÓN.  Información original no abreviada ni traducida; se llama también fuente de primera mano. 

FUNCIÓN ARCHIVISTICA.  Conjunto de actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.

GESTIÓN DOCUMENTAL.  Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes al eficiente, eficaz y efectivo manejo y organización de la documentación producida y recibida por una entidad desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su consulta, conservación y utilización. 

GUÍA.  Instrumento que describe genéricamente fondos documentales de uno o varios archivos, indicando las características fundamentales de los mismos. organismos que los originan, secciones y series que los forman, fechas extremas y volumen de la documentación.  

HERÁLDICA.  Técnica que estudia los escudos de armas o blasones, analizando su origen, rasgos simbólicos, evolución y significado socio-jurídico. 

IDENTIFICACIÓN DOCUMENTAL.  Primera etapa de la labor archivística que consiste en indagar, analizar y sistematizar las categorías administrativas y archivística en que se sustenta la estructura del fondo. 

INDICE.  Lista alfabética o numérica de términos onomásticos, toponímicos, cronológicos y temáticos, contenidos tanto en los propios documentos como en los instrumentos de descripción. 

INDICE CRONOLÓGICO. Listado consecutivo de fechas. 

INDICE ONOMÁSTICO.  Listado de nombres propios. 

INDICE TEMÁTICO. Listado de temas o descriptores. 

INDICE TOPONIMICO. Listado de sitios o lugares. 

INDEXAR. Ordenar u organizar una serie de datos o informaciones según su forma de organización para facilitar su búsqueda y análisis.  

INSTRUMENTO DE CONSULTA.  Documento sobre cualquier soporte, publicado o no, que relaciona o describe un conjunto de unidades documentales con el fin de establecer un control físico, administrativo o intelectual de los mismos, que permita su adecuada localización y recuperación. Dependiendo de la fase de tratamiento archivístico de los documentos de la que deriven los instrumentos, se pueden distinguir. Instrumentos de control (fases de identificación y valoración) e instrumentos de referencia (fases de descripción y difusión).  

INSTRUMENTO DE CONTROL.  Es aquel que se elabora en las fases de identificación y valoración. Por lo tanto, pueden ser instrumentos de control, entre otros, en la fase de identificación los siguientes. Ficheros de organismos, ficheros de tipos documentales, repertorios de series, cuadros de clasificación, registros topográficos; y en la fase de valoración. Relaciones, tablas de retención documental, registros generales de entrada y salida, relaciones y actas de eliminación, informes, relaciones de testigos resultantes de muestreo. 

INVENTARIO.   Es el instrumento que describe la relación sistemática y detallada de las unidades de un fondo, siguiendo la organización de las series documentales. Puede ser esquemático, general, analítico y preliminar. 

LEGAJO. En los archivos históricos es el conjunto de documentos que forman una unidad documental. 

LEGISLACIÓN ARCHIVISTICA.  Es el conjunto de normas que oficializan la conservación, el acceso, la protección y la organización de los archivos en un país. 

LEYES. Es un conjunto de normas escritas que se encuentran estipuladas en la constitución que otorgan derechos y generan obligaciones a los ciudadanos y son creadas por los legisladores.

LEY GENERAL DE ARCHIVOS Ley que establece las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado. 

MANEJO. En gestión documental permite el orden de inventarios y almacenamientos de archivos desarrollando mejores prácticas, reduciendo los riesgos de la información en su respectivo orden.

MANUSCRITO.  Documento escrito a mano. 

MAPA.  Representación gráfica -con convenciones- de un espacio.  

MARCA DE AGUA.  Señal distintiva usada por los fabricantes de papel o mandada hacer por una entidad al momento de elaborar el papel. 

MICROFILMACION.  Técnica que permite fotografiar documentos y obtener pequeñas imágenes en película.

MICROFILME.  Fotografía en película generalmente de 16 o 35 milímetros, utilizada en reproducción de documentos. 

MUESTREO.  Operación por la cual se conservan ciertos documentos de carácter representativo o especial. Se efectúa durante la selección hecha con criterios alfabéticos, cronológicos, numéricos, topográficos, temáticos, entre otros. 

MICROFILMACIÓN. Su utilización se remonta a 1938 con un proyecto del periódico de Harvard University Library. Esta técnica permite fotografiar documentos y obtener pequeñas imágenes en película.  

MUESTREO.  Operación por la cual se conservan ciertos documentos de carácter representativo, que se efectúa durante la selección hecha con criterios alfabéticos, numéricos, etc., temáticos y otros. 

NORMALIZACION.  Someter una actividad u objeto a norma, o sea a un modelo, tipo, patrón o criterio dado. 

ORDENACIÓN Consiste en la ubicación física de las series, expedientes o carpetas y piezas documentales en el orden previamente establecido. Es decir, en el orden cronológico en el que se produjeron o recibieron. 

ORDENACIÓN DOCUMENTAL.  Ubicación física de los documentos dentro de las respectivas series en el orden previamente acordado. 

ORGANIGRAMA.  Representación gráfica de la estructura orgánica de algún tipo de organización o entidad, que indica las distintas oficinas o unidades administrativas que conforman una entidad u organismo.

ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS.  Conjunto de operaciones técnicas y administrativa cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales para revelar su contenido. 

ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS.  Proceso archivístico que consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones orientadas a clasificar, ordenar y signar los documentos de una entidad. 

ORIGINAL. Documento producido directamente por su autor, sin ser copia. 

PATRIMONIO ARCHIVISTICO.  Conjunto de archivos conservados en el país y que forman parte esencial de su patrimonio administrativo, cultural e histórico. 

PATRIMONIO DOCUMENTAL.  Conjunto de documentos conservados por su valor sustantivo, histórico o cultural. 

PIEZA DOCUMENTAL.  Unidad mínima que reúne todas las características necesarias para ser considerada documento. Pueden ser ejemplos de piezas documentales, entre otros: un acta, un oficio, un informe. 

PRESERVACIÓN DOCUMENTAL. (Véase Conservación de Documentos). 

PRINCIPIO DE PROCEDENCIA Es aquel según el cual, cada documento debe estar situado en el fondo documental del que procede, teniendo en cuenta que debe mantenerse la unidad e independencia de cada fondo y en éste la integridad y carácter seriado de las secciones, series y expedientes 

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL Hace referencia al orden que se conservan los documentos dentro de cada carpeta o expediente ubicándolos de manera consecutiva de acuerdo como se dieron las actuaciones administrativas que dieron lugar a su producción.   

PROTOCOLO.  Serie ordenada de escrituras originales y otros documentos notariales, que los escribanos y notarios autorizan con formalidades.

PROYECTO DE DESCRIPCION DE ARCHIVOS.  Formulación de actividades en el tiempo, que contemplan los criterios y métodos a seguir en la selección y descripción de una determinada unidad archivística, con el fin de obtener instrumentos de consulta normalizados para la investigación con base en fuentes primarias. El plan contempla, entre otros aspectos, evaluación de requerimientos de descripción, tipos documentales a elegir, unidades archivísticas, evaluación de criterios para determinación de términos descriptivos, aspectos físicos de los documentos a tener en cuenta y formas de captura y automatización de los datos propios de la descripción archivística. 

PRODUCCION DOCUMENTAL.  Recepción o generación de documentos en una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones. 

REGISTRO DE DOCUMENTOS.  Anotación de los datos del documento en los modelos de control. 

REGISTRO TOPOGRÁFICO.  Instrumento de control que relaciona correlativamente el contenido de cada una de las unidades de conservación, indicando su posición exacta en un depósito de archivo. 

REGLAMENTO DE ARCHIVOS.  Son los lineamientos generales administrativos y técnicos, para dar cumplimiento a diversas disposiciones de Ley. 

REPOSITORIO DOCUMENTAL.  (Véase Depósito de Archivo). 

REPROGRAFIA.  Conjunto de procedimientos destinados a la multiplicación fototécnica y la policopia de documentos, mediante técnicas como la fotografía, la fotocopia y el microfilm. 

RETENCIÓN DE DOCUMENTOS.  Es el plazo en términos de tiempo en que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central, tal como se consigna en la Tabla de Retención Documenta

SECCIÓN Agrupaciones documentales generales en las cuales se subdivide un fondo documental, y está integrado por el conjunto de series documentales proveniente de cada una de las divisiones o subdivisiones de una estructura orgánica. 

SELECCIÓN DOCUMENTAL. Proceso técnico por el cual se determina el destino final de la documentación bien sea eliminación o su conservación total o parcial.             

SERIE DOCUMENTAL.  Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplo: Historias laborales, actas, historias clínicas, informes, proyectos, informes 

SERVICIOS DE ARCHIVO.  Proceso mediante el cual se pone a disposición de los usuarios la documentación de una entidad, con fines de información. 

SIGNATURA TOPOGRÁFICA.  Numeración correlativa por la que se identifican todas las unidades de conservación de un depósito. 

SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS.  Programa Especial orientado al logro de la cooperación interinstitucional de los archivos, a través de planes y programas para alcanzar objetivos comunes de desarrollo y consolidación del sector archivístico, coordinado por el Archivo General de la Nación. 

SOPORTE. Es un apoyo para un determinado objeto; pero también puede referirse a un soporte técnico, que son para ayuda del usuario.

SUB SERIE DOCUMENTAL.  Conjunto de Tipo documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano productor, como consecuencia del ejercicio de funciones   específicas.  

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL.  Listado de series y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo. Las tablas de retención documental pueden ser generales o específicas de acuerdo a la cobertura de las mismas. Las generales se refieren a documentos administrativos comunes a cualquier institución. Las específicas hacen referencia a documentos característicos de cada organismo.

TIPO DOCUMENTAL.  Conjunto de unidades documentales o documentos relacionados con el mismo tema (HVE), estudio de las diferentes clases de documentos que pueden distinguirse según su origen y características. Hace referencia a la unidad documental simple, que reúne todas las características necesarias para ser considerada como documento, por ejemplo: Factura, resolución, acuerdo, circular, póliza, etc. 

TIPO LOGIA DOCUMENTAL.  Estudio de las diferentes clases de documentos que pueden distinguirse según su origen y características diplomáticas. 

TOMO.  Volumen de cierta extensión, en el cual están encuadernados varios documentos en forma separada y con paginación propia.  

TOPONIMIA. Estudio del origen y significación de los nombres propios de un sitio o lugar. 

TRANSCRIPCIÓN.  Procedimiento para reproducir con exactitud un documento. Puede ser textual, facsimilar o actualizada gramaticalmente. 

TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES.  Remisión de los documentos del archivo de gestión al central y de este al histórico de conformidad con las tablas de retención documental adoptadas. 

UNIDAD ADMINISTRATIVA.  Unidad técnico-operativa de una institución.   

UNIDAD ARCHIVISTICA.  Conjunto de piezas o tipos documentales. Puede ser unidad archivística, entre otras: un expediente. (Véase expediente).  

UNIDAD DE CONSERVACIÓN.  Cuerpo que contiene en forma adecuada una unidad archivística. Puede ser unidades de conservación entre otras, una caja, un libro o un tomo. 

UNIDAD DOCUMENTAL.  Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental. La unidad documental puede ser simple cuando está constituida por un solo documento o compleja cuando lo constituyen varios formando un expediente.  

VALOR ADMINISTRATIVO.  Aquel que posee un documento para la administración que lo originó o para aquella que le sucede, como testimonio de su procedimiento y actividades.   

VALOR CONTABLE.  Es la utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas, registros de los ingresos y egresos y de los movimientos económicos de una entidad pública o privada.  

VALOR FISCAL.  Es la utilidad o aptitud que tienen los documentos para el tesoro o hacienda pública. VALOR HISTORICO. (Véase Valor Secundario). 

VALOR JURIDICO.  Aquel del que se derivan derechos y obligaciones legales regulados por el derecho común. 

VALOR LEGAL.  Aquel que tienen los documentos que sirven de testimonio ante la ley. 

VALOR PRIMARIO. Es el que tiene los documentos mientras sirven a la institución productora y al indicar, destinatario o beneficiario del documento, es decir a los involucrados en el tema o en el asunto.  

VALOR SECUNDARIO.  Es el que interesa a los investigadores de información retrospectiva. Surge una vez agotado el valor inmediato o primario los documentos que tienen este valor se conservan permanentemente. 

VALORACIÓN DOCUMENTAL.  Proceso por el cual se determina los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo.

ESTUDIOS DE CASO

ÉTICA: “Mi responsabilidad frente a la Sociedad”

CASO 1

HISTORIO CLÍNICA (Resol. 1995/1999): Se solicita copia de la Historia Clínica por un usuario del sistema, pero se le niega por ser un paciente fallecido el día anterior, haciendo énfasis en las restricciones de la normatividad.

Llega un segundo usuario, amiga de la responsable de historias clínicas a quien sin soporte documental (solicitud) formalismo, y de un paciente fallecido dos meses anteriores, solicita copia de la historia para trámite de un seguro de vida y se le entrega de inmediato.

CASO 2

EXPEDIENTE PROCESO JURÍDICO: donde a través de un soborno se desaparece evidencia física debidamente foliada y controlada documentalmente.

CASO 3

AGENDA MÉDICA ESPECIALISTA: Se solicita cita y no es asignada por estar llena la agenda pero por influencia de poder se logra conseguir para un tercero sin ningún tipo de restricción.

CASO 4

HISTORIO CLINICA (Resol. 1995/1999): Se solicita copia de la Historia Clínica por un usuario del sistema, pero se le niega por ser un paciente fallecido el día anterior, haciendo énfasis en las restricciones de la normatividad.